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ご利用にあたって

栄光学園同窓会個人情報保護ポリシー

当会は、個人情報の重要性を認識し、以下の取り組みを実施する。

  1. 当会は、会員個人に関する情報(以下「個人情報」という。)を取り扱う上で管理責任者を置き、その管理責任者に適切な管理を行わせる。
  2. 会員から、会員の個人情報を取得する場合は、利用目的をできる限り特定するとともに、会員に対する当会の窓口等をあらかじめ明示したうえで、必要な範囲の個人情報を取得する。
  3. 当会は、会員より取得した個人情報を適切に管理し、会員の同意を得た会員等以外の第三者に提供、開示等一切行わない。
  4. 当会が、上記 3.における会員の同意に基づき個人情報を提供する会員等には、会員の個人情報を漏洩や再提供等しないよう、契約により義務づけ、適切な管理を実施させる。
  5. 当会は、会員に有益と思われる当会からの通知等を、電子メール、郵便等により会員に送信もしくは送付し、または電話する場合がある。会員は、当会が別途定める方法にて申し出ることにより、これらの取扱いを中止させたり、再開させたりすることができる。
  6. 会員が、会員の個人情報の照会、修正等を希望する場合には、会員に対する当会各窓口まで連絡すれば、合理的な範囲ですみやかに対応する。
  7. 当会は、当会が保有する個人情報に関して適用される法令、規範を遵守するとともに、上記各項における取り組みを適宜見直し、改善してゆく。

2005年12月25日

栄光学園同窓会 会長

同窓会の会員情報管理の運用について

解説とお願い

栄光学園卒業生各位

栄光学園同窓会 会長

同窓会では種々の会員情報を維持管理しており、そのうちの一部は原則2年に1回発行する会員名簿に掲載しています。また一部の情報は、会員や学園関係者からの正当な要請であると確認した上で、個人情報保護基本規程に従い(規程に適合するか否かは最終的には事務局長または正副会長の判断による)、随時公開しています。

1.同窓会が維持管理している会員情報

(1) 同窓会は次の会員情報を維持管理しています。「会費納入状況など」以外の情報は、個人情報保護基本規程に従い会員や学園関係者からの正当な問い合わせに対して公開されることがあります。

  • ・会員番号(卒業年度)
  • ・氏名(および旧姓)
  • ・現住所とその電話番号(*)
  • ・勤務先(および部署名)とその電話番号
  • ・在学中の学校・学部名等
  • ・最終学歴(出身大学など)
  • ・母校在学時の部活動歴(所属クラブ名)
  • ・会費納入状況など

(*)ファクシミリも同番かどうかを含む

また、以下の情報についても、ご本人からの通知等がある場合、記録しておりますが、これらについては、ハガキ等による正式な更新対象ではないので、現時点では、あくまで参考としての管理となっております。

  • ・海外勤務先
  • ・寮やアパートなどに一時的に滞在している場合の、
    ・第1(例:下宿先)の住所・電話番号(*)
    ・第2(例:親元)の住所・電話番号
  • ・海外在住者の現地における住所・電話番号(*)
  • ・海外在住者の国内における連絡先(住所・電話番号)(*)

(2)このうち、次の情報は個人情報保護基本規程に基づく特段の事情のない限り非公開とすることはできません。

  • ・会員番号(卒業年度)
  • ・氏名(および旧姓)

(3)次の情報は、非公開とすることを極力思いとどまっていただきたいと考えております。会員が集会等の案内をしようとしても全く連絡がつかなくなってしまうことになるからです。

  • ・現住所とその電話番号(*)
  • ・寮やアパートなどに一時的に滞在している場合の、
    ・第2(例:親元)の住所・電話番号
  • ・海外在住者の国内における連絡先(住所・電話番号)(*)

(*)ファクシミリも同番かどうかを含む

(4)次の情報は、会員本人からの申請によって、会員や学園関係者に対しても非公開とすることができます。

  • ・寮やアパートなどに一時的に滞在している場合の、
    ・第1(例:下宿先)の住所・電話番号(*)
  • ・海外在住者の現地における住所・電話番号(*)
  • ・勤務先(および部署名)とその電話番号
  • ・在学中の学校・学部名等
  • ・海外勤務先
  • ・最終学歴(出身大学など)
  • ・母校在学時の部活動歴(所属クラブ名)

(*) ファクシミリも同番かどうかを含む

2.会員名簿

会員名簿には会員番号、氏名(および旧姓)や現住所・電話番号、勤務先とその電話番号などを掲載していますが、会員番号、氏名(および旧姓)以外の項目は、会員本人からの申請によって、次の版以降不掲載とすることができます。

3.非公開・名簿不掲載の手続き

会員名簿巻末に添付したハガキか、『栄光アラムナイ』に同封されるハガキで、変更情報とともに意思表示をしていただくことができます。

4.会員情報の公開方法

  • (1)情報は会員の登録済み住所に郵送します。電話やファクシミリによる情報提供はいたしません。
  • (2)緊急に情報を必要とする場合には、事前にご連絡の上、本人であることが確認できる証明書を携帯して直接同窓会事務局までお越しください。
  • (3)会員情報の公開は原則として個人情報保護規程に従い同窓会事務局の判断で行われることになりますが、ルールに照らしても判断が難しい場合には正副会長が協議して決定することにします。この場合には多少時間がかかることも予想されますが、会員情報の保護のためにご理解をお願いいたします。

5.最新情報をお知らせください

同窓会としては、少なくとも会員の連絡先に関して最新情報の把握に完璧を期したいと考えています。たとえ名簿不掲載を希望する場合であっても、会報『栄光アラムナイ』送付などのため、同窓会に対しては連絡先に関する最新情報を従来通り積極的に提供してくださるようお願いいたします。

また、各期の委員や支部事務局の皆さんには、今後も同期生の住所など連絡先の変更に関する情報提供につき積極的にご支援をお願いいたします。なお、その際には一部項目の「非公開」または「名簿不掲載」に関する希望の有無をご本人に確認していただければ幸いです。

以 上

栄光学園同窓会個人情報保護基本規程を以下よりダウンロードいただけます。

個人情報保護ポリシーに関する問い合わせ及び、各種手続き等に関する問い合わせは本会事務局にお問い合わせください。

住所:247-0071 鎌倉市玉縄4-1-1
(同窓会事務局は栄光学園アロイジオ会館内3階にあります。)
電話・FAX:0467-44-8875(月・水・金)
E-mail:admin@eikoalumni.org